Sebuah perpustakaan tentu saja memiliki visi dan misi tertentu dalam melakukan seluruh kegiatan dan bahan pustaka yang dimilikinya. Istilah Perpustakaan Dijital sendiri memiliki arti yang luas dalam pengelolaan koleksi suatu perpustakaan. Proses yang dilalui tidak hanya mengubah bentuk koleksi tercetak ke dalam bentuk elektronik tetapi juga penggunaan software-software yang banyak ditawarkan untuk memanfaatkan secara maksimal hasil pengalihmediaan koleksi tersebut untuk pelayanan kepada masyarakat luas. Seluruh proses kegiatan tersebut saling berhubungan dalam pengembangan sebuah Perpustakaan Dijital. Grey literature yang telah didata pada pangkalan information pengolahan kemudian dialihmediakan ke dalam format dijital. Untuk bahan pustaka yang berbentuk tercetak dapat dilakukan dengan melakukan scanning dan menyimpannya sesuai format yang telah ditetapkan.
Kegiatan Jelajah Literatur yang diselenggarakan di Perpustakaan Proklamator Bung Karno juga dinilai tepat. Karena peserta yang berhasil mengikuti final dapat membaca buku karya Bung Karno sehingga bisa menjadi spirit generasi milenial untuk menggaungkan nilai-nilai kepahlawanan. Wakil Walikota, sekaligus Ketua Kwarcab Gerakan Pramuka Kota Blitar, Tjutjuk Sunario mengatakan bahwa jelajah litelatur ini penting bagi generasi milenial. Sebab kegiatan tersebut dapat meningkatkan pengetahuan umum dan membentuk generasi milenial yang berwawasan luas.
Hal ini agar hasil yang nantinya tampil pada pangkalan knowledge dapat terbaca dengan baik oleh pemustaka. Pengeditan juga dilakukan dengan memberikan water mark tertentu dan safety sebagai tanda bahwa bahan pustaka tersebut milik perpustakaan tertentu dan untuk mendapatkan fulltext grey literature yang diinginkan. Setelah melakukan inventarisasi bahan pustaka, maka pustakawan kemudian melakukan pengolahan sesuai standar perpustakaan, yaitu menentukan nomor klasifikasi, membuat information bibliografi, memasukan data bibliografi lengkap dengan nomor klasifikasi ke dalam pangkalan data pengolahan, menentukan kata kunci, subyek, membuat abstrak dan memasukan information lainnya sesuai dengan format dalam pangkalan knowledge yang telah dibuat. Perpustakaan digital merupakan pengembangan perpustakaan tradisional yang memiliki koleksi dijital dan koleksi tradisional baik dalam bentuk tercetak maupun elektronik the digital.
Bila kita mencermati maka kita akan menemukan bahwa banyak sekali grey literature yang dihasilkan oleh lembaga-lembaga pemerintah, lembaga pendidikan, organisasi masyarakat dan organisasi bisnis yang tidak tersimpan dan terolah dengan baik seakan-akan grey literature tersebut bukan merupakan kekayaan intelektual yang penting untuk kelanjutan kegiatan lembaga tersebut dan kegiatan masyarakat luas. Layanan seleksi biasanya diberikan sesuai dengan permintaan penelusuran mengenai suatu bidang atau subyek penelitian tertentu yang dibutuhkan pemustaka sehubungan dengan gray literature yang dimiliki perpustakaan. Grey Literature yang dihasilkan oleh suatu lembaga pemerintah, organisasi profesional, pusat-pusat penelitian, universitas, lembaga masyarakat, kelompok khusus dan asosiasi serta perkumpulan masyarakat yang memiliki tujuan untuk menyebarluaskan informasi terbaru kepada masyarakat luas. Hasil dari scanning gray literature yang belum bersih dan rapi memerlukan tahap pengeditan.
Disertasi merupakan penulisan ilmiah tingkat tinggi yang biasanya ditulis untuk mendapatkan gelar doktor falsafah (Ph.D). Disertasi berisi fakta berupa penemuan dari penulis itu sendiri berdasarkan metode dan analisis yang dapat dipertahankan kebenarannya. Dapat diartikan sebagai uraian tentang teori, temuan, dan bahan penelitian lainnya yang diperoleh dari bahan acuan untuk dijadikan landasan kegiatan penelitian untuk menyusun kerangka pemikiran yang jelas dari perumusan masalah yang ingin diteliti. Paper yang dipublikasikan dalam jurnal nasional dan internasional baik dari pihak pemerintah, perguruan tinggi maupun swasta.
Menunjukkan bahwa penulis memahami space penelitian dan mengetahui isu-isu utama penelitian, serta bahwa peneliti memiliki kompetensi, kemampuan, dan latar belakang yang pas dengan penelitiannya. Sekali lagi, kita mereview literatur untuk mengetahui bagaimana penelitian kita memberi kontribusi keilmuan nantinya. Literature Review merupakan analisa kritis dari penelitian yang sedang dilakukan terhadap topik khusus atau berupa pertanyaan terhadap suatu bagian dari keilmuan. Literature evaluation yang baik haruslah bersifat relevan, mutakhir , dan memadai.
Di perpustakaan dijital bahan pustaka ini dialihmediakan dalam bentuk format dijital agar dapat dimanfaatkan secara maksimal oleh pemustaka. Penelusuran kembali gray literature tidaklah semudah yang diperkirakan pustakawan karena banyak grey literature yang belum diolah dan disimpan dengan benar. Para peneliti dan penulis gray literature masih banyak yang menganggap bahwa biaya penerbitan suatu hasil karya ilmiah sangat mahal sehingga mereka menyebarluaskannya melalui jejaring antar mereka, baik dalam bentuk Desk-top publishing packages atau Adobe® Acrobat Portable Document Files . Dengan demikian maka dapat mengurangi biaya penerbitan dan percetakan, namun ada beberapa hal yang harus diperhatikan yaitu menjaga agar informasi yang ada dalam web site selalu terkini, diindeks dengan baik dan dapat ditelusur. Untuk itu maka diperlukan bantuan pustakawan dan perpustakaan dijital untuk dapat mengolah dan mempublikasikan gray literature yang telah dihasilkan oleh para peneliti, pengambil keputusan dan penulis lainnya agar dapat dimanfaatkan oleh masyarakat luas. Menurut Sakaguchi, bentuk dan karakteristik gray literature adalah memiliki format yang tidak standar, penyebarluasan informasi yang dikandungnya tidak konvensional, tidak ada kontrol bibliografi, siklus penggunaanya hanya sebentar .
Untuk negara Indonesia, hal ini dapat dilakukan antara perpustakaan-perpustakaan yang ada di bawah koordinasi Perpustakaan Nasional sebagai pembina seluruh perpustakaan di Indonesia. Hal ini dapat disebabkan karena tidak adanya kepercayaan antar lembaga untuk saling berbagi sumber informasi. Perpustakaan Dijital Perpustakaan ini merupakan pengembangan dari perpustakaan modern dan perpustakaan elektronik.
Perpustakaan dijital yang melakukan publikasi hasil penelitian ilmiahnya membuat pemustaka dapat menemukan informasi tersebut secara cepat, tepat dan akurat serta lengkap dengan teks yang dapat dibaca oleh pemustaka. Kemudahan dan kecepatan tersebut membuktikan bahwa perpustakaan dapat menjadi tempat pencarian informasi nomor satu di dunia. Masyarakat umum dan pemustaka khususnya menemui kesulitan mendapatkan kembali grey literature yang telah diterbitkan. Hal ini tentu saja tidak mendukung Undang-undang RI nomor 14 tahun 2007 mengenai Keterbukaan Informasi Publik, Undang-undang RI Nomor 4 tahun 1990 tentang serah terima karya cetak dan karya rekam dan Keputusan Kementrian Riset dan Teknologi Nomor.forty four /M/Kp/III/2000 tentang Penyampaian Literature Kelabu yang berkaitan dengan ilmu pengetahuan dan teknologi. Layanan ini dilakukan melalui sarana penelusuran online yang disediakan perpustakaan.
Menyiapkan pangkalan knowledge sesuai standar perpustakaan dijital. Dengan memanfaatkan gray literature maka para peneliti akan dapat menemukan kesimpulan- kesimpulan penelitian ilmiah, fakta-fakta ilmiah, statistik, dan data-data lain mengenai penelitian ilmiah yang diperlukan. Melalui mata kuliah ini diharapkan pembaca, khususnya mahasiswa S1 Pendidikan Bahasa Inggris memiliki kemampuan menyimak pada level intermediate. Tugas antara lain menetapkan kebijakan nasional, kebijakan umum, dan kebijakan teknis pengelolaan perpustakaan, serta membina kerja sama dalam pengelolaan berbagai jenis perpustakaan, dan bertanggungjawab mengembangkan koleksi nasional yang memfasilitasi terwujudnya masyarakat pembelajar sepanjang hayat dan untuk melestarikan hasil budaya bangsa (Undang-Undang. Republik Indonesia Nomor forty three tahun 2007, pasal21). Evaluasi juga dilakukan pada pangkalan knowledge oleh pustakawan dan tim IT.